Datová schránka od 1.1.2023 také pro podnikající fyzické osoby (OSVČ)

V souvislosti s připravovaným povinným zřízením datových schránek také pro podnikající fyzické osoby, které odstartuje od 1. ledna 2023 se na náš živnostenský odbor obrací stále více osob, zejména podnikajících fyzických osob (OSVČ), s dotazy týkající se právě zřízení těchto datových schránek a jakým způsobem s nimi manipulovat.

Z tohoto důvodu jsme se rozhodli prostřednictvím této informace zveřejnit odpovědi na nejčastější dotazy, které jsou pracovníky našeho živnostenského odboru v současné době zodpovídány.

Zřízení datových schránek pro podnikající fyzické osoby a další v zákoně vyjmenované subjekty bylo provedeno na základě novelizace zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů s účinností od 1.1.2023.

Největší část z nových držitelů schránek tvoří podnikající fyzické osoby (tzv. živnostníci či OSVČ). Dále bude datová schránka zřízena všem právnickým osobám, které jsou zapsané v zákonem stanovené evidenci nebo rejstříku a dosud datovou schránku nemají. Jedná se například o společenství vlastníků bytových jednotek, spolky, nadace apod.

Datové schránky budou postupně zřizovány všem shora jmenovaným subjektům s účinností od 1.1.2023 a to v průběhu od ledna 2023 do konce března 2023, přičemž o zřízení datové schránky se nežádá, přístupové údaje bude zasílat Ministerstvo vnitra ČR doporučeným dopisem určeným do vlastních rukou na adresu bydliště.

Datová schránka je zpřístupněna:
a) prvním přihlášením
b) nejpozději 15. den po dni doručení přístupových údajů

V praxi to znamená, že pokud bude zásilka uložena po stanovenou úložní dobu na poště, nebude fakticky převzata a následně se vrátí zpět odesílateli, nastane tzv. fikce doručení a datová schránka bude zpřístupněna způsobem uvedeným v bodě b).

Za situace, kdy fyzická podnikající osoba má již nyní (tj. před 1.1.2023) zřízenu datovou schránku (dále jen DS) jako OSVČ, tj. na IČO, jí nová DS zřizována nebude. Těmto subjektům zůstane stávající DS s tím, že bude změněn status takové DS a tedy tyto DS již nepůjdou na žádost znepřístupnit. Má-li podnikající fyzická osoba již nyní (před 1.1.2023) zřízenou DS jako osoba fyzická – občan, bude mu po 1.1.2023 zřízena nová (další) DS jako OSVČ, tj. na IČO, která bude mít ze zákona nastaven status povinné datové schránky. Tato DS půjde znepřístupnit jen ze zákonem stanovených důvodů.

Ke znepřístupnění (zrušení či deaktivaci) DS jako OSVČ dojde až po výmazu z živnostenského rejstříku. Okamžik výmazu podnikající fyzické osoby v rejstříku se odvíjí od nabytí právní moci rozhodnutí o zrušení živnostenského oprávnění, resp. všech platných živnostenských oprávnění. K výmazu z evidence živnostenského rejstříku však nedochází oznámením přerušení provozování živnosti či jejím pozastavení.

Jediným důvodem pro nezřízení či deaktivaci již zřízené datové schránky je pouze výmaz subjektu ze zákonem stanovené evidence, tj. ukončení podnikání. K vlastnímu zrušení datové schránky dochází až uplynutím tří let od znepřístupnění datové schránky z důvodu úmrtí či výmazu ze zákonem stanovené evidence.